Daire Başkanı olarak atanmanız durumunda ne yapmalısınız?

Daire Başkanı, bir kurumda Genel Müdür altında ve şube müdürü üstünde bir makamdır. Daire Başkanlığının yöneticisi ve temsilcisidir. Dairede çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, iş bölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme, hizmet içi eğitimi sağlama yetkilerine sahiptir. Kamuda 2 çeşit Daire Başkanı bulunur;

Müstakil Daire Başkanı: Bu daire başkanları, doğrudan Müsteşar Yardımcılığı makamına bağlı olan birimlerde görev yaparlar. Dolayısıyla, bu daire başkanlarının amiri Müsteşar Yardımcısıdır. Mevcut sistemde, müstakil daire başkanları artık Müsteşarlık adı altında bulunmamakta, bu görev Bakan Yardımcılığına bağlanmıştır.
Genel Müdürlüğe Bağlı Daire Başkanı: Bu daireler, genel müdürlüklerin altında bir alt birim olarak faaliyet gösterirler ve başkanları, genel müdüre (veya sıraya göre genel müdür yardımcısına) bağlı olarak çalışırlar.

Daire Başkanı olarak atanmanız durumunda, ilk zamanlarda aşağıdaki görev ve sorumluluklara odaklanmanız gerekebilir

Stratejik Yönetim, Politika ve Planlama: Genel Müdürlük stratejilerine uygun olarak, dairenizin hedeflerini belirleyin ve bu hedeflere ulaşmak için stratejik planlar geliştirin. Dairenizin faaliyetlerini etkileyen politikaları analiz edin, gerekirse yeni politikalar önerin ve mevcut politikaların uygulanmasını sağlayın. Kalkınma planı gibi yada eylem planı gibi yada proje metinleri gibi politika, plan ve proje ölçeklerini kontrol edin.
Hazır Olmak: Odanızın düzeni, masa sandalye, bilgisayar, harddisk, powerbank, imza kalemleri, telefon ve telefon rehberi, karvizit, flashbellek, ajanda gibi temel gereksinimleri edinin. Özel kalem müdürü- danışmanlar-hizmetli- şoför- çaycı gibi kilit personelin telefon rehberini kontrol edin. Gerekli durumlarda lojman durumunu ve makam aracını kontrol edin. Maaş ve kadro derece gibi konuları ilgili personelden bilgi alarak tecrübelilerden deneyimlerini öğrenin.
Personel Yönetimi: Dairenizdeki personelin özgeçmişini isteyerek performansını izleyin, yönetin ve geliştirin. İhtiyaç duyulan durumlarda eğitim ve geliştirme programları düzenleyin. Personelin oturma düzeni, şube müdürlükleri arası geçişlerini yılın başında yapılmasına salık verin. Taşra birimlerinde yada ilgili birimlerdeki personelinizi ziyaret edin.
Bütçe ve Kaynak Yönetimi: Daire bütçesini yönetin, harcamaları izleyin ve bütçe dengesini koruyun. Kaynakların etkin ve verimli kullanımını sağlayın. Geçmiş bütçelerin tablolarını gözden geçirin. Daire başkanlığınızla ilgili geçmişte hazırlanan yayınları kontrol edip gerekirse güncelleyin.
Proje Yönetimi: Dairenizdeki projelerin planlanması, uygulanması ve izlenmesinden sorumlu olun. Projelerin zamanında ve bütçe dahilinde başlamasını ve tamamlanmasını sağlayın. Personelin yatay ve dikey iletişimi için organizasyonu yapın. Proje döngü yönetimi eğitimi almamışları bu konuda eğitim almasını sağlayın. Devam eden proje alanlarında ziyaretler yaparak projenin tamamlanmasına yönelik kararları kontrol edin.
İletişim ve İlişkiler: Üst yönetimle düzenli iletişim kurun, diğer daire başkanları ve çalışanlarla işbirliği yapın. Dış paydaşlarla ilişkileri yönetin ve gerektiğinde kamuoyunu bilgilendirin. Daire başkanı seviyesi için gerekli protokol kurallarını öğrenin. Basın ile ilişkileri kontrol edin ve bu konuda personelinizden bilgi alın. Gelen tebrikleri nazikçe karşılık verin ve gelen ziyaretçileri umut ve gelecek hayalleri ile uğurlayın ve herkesle yeni bir sayfa açmaya çalışın. İlk zamanlarda kimseye söz vermeyin, kimseye hayır yada evet demeyin ve acil karar almanıza yönlendiren durumlardan kaçının fakat birikmiş yada karar alınamamış durumları önceliklendirin.
Performans İzleme ve Değerlendirme: İşleri, görüşülecek konuları, projeleri ve özel işlerinizi önceliklendirin. Dairenizin performansını düzenli olarak izleyin ve değerlendirin. Performans göstergeleri belirleyin ve bu göstergeleri kullanarak performansı sürekli olarak iyileştirin. Üst yönetimden gelen performans hedeflerinizi kontrol edin.
Risk Yönetimi: Dairenizle ilgili potansiyel riskleri tanıyın, bu riskleri yönetmek için uygun stratejiler geliştirin ve uygulayın. Şimdiye kadar atlatılan krizlerin hikayelerini personelinizden ve bir önceki daire başkanından dinleyin.
Yasal Durumlar: Dairenizin yasal düzenlemelere uygunluğunu sağlayın ve kurumsal itibarını koruyun. Etik standartlara uygun davranışı teşvik edin ve kurum içi uyumu destekleyin. Devralmanız gereken proje, demirbaş ve sürdürülen çalışmaları uzman nezaretinde gerekli yasal mevzuata göre teslim alın. Daire başkanlığınızı ilgilendiren mevzuatları tekrar tekrar kontrol edin. Daire başkanlığınızın ve şube müdürlerinizin görev tanımlarını gerekirse defalarca okuyun veya tekrar düzenleyin. Yetki devri, imza yönergesi, vekalet durumları gibi kamu yazışmaları için gerekli gelişmeleri kontrol edin.
İnovasyon ve Sürekli İyileştirme: Dairenizin faaliyetlerinde inovasyonu teşvik edin ve sürekli iyileştirme süreçlerini yönetin. Yeni fikirleri ve teknolojileri takip edin ve uygulamaya geçirin. ArGe biriminin aksiyon almasına imkan verin.